¿Dónde está mi adjudicación?

La tiene otro, el que se preparó más, el que había olfateado el proceso desde hace meses, o el oportunista con todos los requisitos a la mano, que solo necesitó tirar sus cartas a la última hora, el último minuto para presentar ofertas. Tal vez el temerario que ofertó por debajo de los costos o sin entender el alcance de las obligaciones jurídicas de la licitación, y en el peor de los casos, el corrupto quien ya pagó o comprometió la cuota a pagar para repartir los beneficios económicos ilícitos.

Pero enfoquémonos en   5 estados de oferentes no ganadores, pues en cierta medida, bajo algún enfoque, nadie pierde participando en una licitación.

• El que sabía que no podría ganar. Cuando el gerente la empresa X me habló sobre el interés en participar en una licitación mayor de un Banco, siendo un cliente nuevo, aplicamos la debida diligencia. El perfil de la empresa oferente es el de una empresa pequeña, sólida, con un buen negocio y prácticamente sola a nivel local; pero sin experiencia en licitaciones, tanto que me contactó cuando ya no había oportunidad de presentar un recurso de objeción contra el pliego de condiciones, plagado de inconsistencias sustantivas, barreras de entrada y cláusulas contractuales ilógicas. A la empresa le faltaba al menos un elemento sustantivo para cumplir con el pliego de condiciones, así que la recomendación llegó por su propio peso: no ofertar. Pero la empresa X quería entender el proceso de presentación de ofertas en una licitación, estudio de ofertas y adjudicación, y capitalizar experiencia, así que por su pedido y decisión presentamos oferta, con una muy leve esperanza de que nadie ofertara, o se anulada todo el proceso, por algunos errores graves del pliego. Aunque la empresa X no ganó la licitación, sí ganó la experiencia y está mejor preparada para nuevos procesos. Ganó cocimiento y aprendió “en caliente”, mejor que 10 cursos o 20 libros, con una razonable relación costo beneficio.
• La que pensaba que ganaría; pero a la vez, sabía que incumplía. Contradictorio, cierto. Para esta el golpe emocional de no ganar, es más fuerte, pues, aunque sabe que arrastra un incumplimiento,  apuesta a pasar inadvertido, a que el resto de oferentes tengan peores condiciones, o a que su incumplimiento pueda ser relativizado o tenido como no sustancial para sostener su oferta, en aplicación del artículo 134 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública (solo se desechan ofertas con incumplimientos sustantivos). Luego de presentar la oferta, el positivismo crece, aunque los hechos no cambian. Efectivamente, el incumplimiento es detectado, la entidad pública estima que es un asunto sustantivo y en apelación contra el acto final de adjudicación la Contraloría General de la República se allana a la posición de la Administración, aunque los incumplimientos de la oferta sean asuntos propios de la ejecución del contrato, como un perfil profesional. En la próxima licitación, esta empresa no dejará cabos sueltos, y buscará con tiempo suficiente los perfiles, no dejará nada para última hora. Engrosar el libro de lecciones aprendidas.
• La que perdió por precio: En igualdad de condiciones, típicamente el precio será el factor preponderando para determinar a la empresa ganadora, en aplicación del sistema de evaluación de las ofertas. En algunos sectores más parejos, en plena competencia, nadie tiene seguridad de ganar, pues nadie puede adivinar cuanto ofertarán las otras empresas, incluso teniendo un buen conocimiento de estas. Aquí no hay tanto de aprendizaje; pero muchas veces sirve la para lectura de la realidad del mercado, por ejemplo, la constante baja de precios en algunas actividades.
• El que en justicia y derecho debió ser adjudicado; pero no fue así: Hemos conocido historias, principalmente en EUA sobre personas apresadas por años, siendo inocentes, condición luego acreditada, dando lugar a la liberación. Es una de las situaciones más crueles de injusticia institucionalizada, en un sistema imperfecto. Puede pasar en las licitaciones, por fortuna pocas veces. La Administración se equivoca, el caso es apelado y la resolución es incorrecta. Simplemente el sistema es imperfecto y seguirá siéndolo. Es un riesgo propio de la actividad. Entonces, no siempre va a ganar el mejor.
• El que no atendió una solicitud de subsanación o lo hizo mal: Durante el estudio de las ofertas la Administración debe (es un deber-obligación, no una potestad discrecional, artículo 135 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública- Aspectos subsanables) solicitar la subsanación de aspectos incompletos o contradictorios de la oferta, que no briden ventaja indebida. El oferente debe estar atento a atender en los plazos máximos previstos en cada caso por parte en la entidad pública, nunca más de diez días hábiles, incluso un día en licitaciones reducidas. De no hacerlo, opera la caducidad; de atender parcialmente también pierde el chance, y si se trata de un asunto sustancial, procede la descalificación de la oferta. La caducidad es fatal, una sentencia firme.

 

Posibles medidas a valorar:

1. Realizar una debida diligencia exhaustiva.

Nada al azar en el estudio minucioso del pliego de condiciones con tiempo suficiente para detectar inconsistencias o barreras. Si no cumple y puede objetar hágalo, y si aun así no cumple, busque alianzas legalmente permitidas, como la oferta en consorcio. No asuma que un incumplimiento pasará desapercibido (pocas veces sucederá).

2. Atienda con diligencia las solicitudes de subsanación

Una vez presentada la oferta, se debe estar atento a cualquier solicitud de corrección de la oferta. Es obligatorio contestar de forma completa y en plazo. No hacerlo, o hacerlo de forma parcial, puede llevar a la descalificación de la propuesta.

3. Domine la oferta económica

El precio debe ser competitivo, pero también viable. Un análisis de costos detallado para evitar ofertas “temerarias” que pongan en riesgo la rentabilidad de la empresa es imprescindible. Recuerde que, en caso de adjudicación, debe presentar un presupuesto detallado. En las compras según demanda, muchas veces la entidad pública termina pidiendo mucho menos de lo previsto, incluso, nada, así que, cuidado con los costos fijos.